Cláusulas Contractuales para la Adquisición de Activos

Tu corporación está pensado en construir una planta o complejo industrial, adquirir una instalación, sistema o comprar un equipo importante. Nosotros en LOINPROC te asesoramos en toda la información que será necesaria para ser parte del contrato marco de adquisición del activo. Un mal diseño de sus Cláusulas Contractuales será el pecado original de los problemas de fallas de sus equipos, mal desempeño de su organización, disminución de la vida útil del equipamiento por decir lo más importante. Evita  problemas futuros, pregúntanos en este punto cómo podemos asesorarte.

 Las Fallas de los Equipos y sus Consecuencias son el dolor de cabeza de cualquier gerencia, al igual que también lo es, cuando por no tener definidas en el momento de una compra las cláusulas contractuales para adquisición de equipos, sistemas e instalaciones,  nos conlleva esta decisión equivocada, “mas adelante durante la operación a situaciones indeseables”, tal como lo es: la indisponibilidad o fuera de servicio de un proceso productivo.

             Para comenzar podemos identificar varios tipos de contrataciones de activos, ya sean éstas: “contrato por Suma Global, contrato por Administración Delegada, contrato por Precios Unitarios, contrato Llave en Mano (Turnkey contract) (término del derecho anglosajón), o mixto según combinación de los anteriores. En este artículo me referiré a las contrataciones Llave en Mano debido a que es el que mayormente se usa para adquirir activos de gran magnitud, por ejemplo: construcción de plantas (IPC). Para definir este tipo de negociación diremos que el contrato Llave en Mano es aquel en virtud del cual un contratista se obliga frente al cliente o contratante (en derecho público ante la entidad estatal contratante), a cambio de un precio, a realizar toda la ingeniería Básica y de Detalle para para construir y poner en funcionamiento una obra o proyecto determinado.  Cuando hagamos una inversión “LLAVE EN MANO donde el constructor luego de terminar la construcción se va, o un segundo tipo de contratación que es PRODUCTO EN MANO donde el constructor luego de terminar la construcción se queda produciendo junto al inversionista, debemos contemplar en algunas de sus cláusulas todo lo relacionado con el “Mantenimiento”. De esta manera adquirir todo lo necesario para operar sin ningún problema o con interrupciones   aceptables durante su vida útil la operatividad de un equipo, sistema o instalación y que en principio para iniciar y que mas abajo desarrollaremos podemos hablar de:

  •       –  El manual de operación y mantenimiento, por ejemplo: (español e inglés) contentivo de: planos de      detalles, procedimiento de despiece, guías de detención de fallas “Trouble Shooting”, frecuencias   de   intervenciones preventivas, stocks de materiales, partes y repuestos, principalmente                        consumibles   críticos, condiciones de seguridad, herramientas especiales de ser necesarias.
  •        –  El adiestramiento y entrenamiento.
  •       –  La garantía de repuestos durante la vida útil del equipamiento,
  •       –  Visitas para entrenamiento en los sitios donde estén operando los equipos que vayamos a adquirir        para conocer y constatar su efectividad; e indudablemente, dependiendo de la gran inversión que        se    vaya a realizar, el servicio postventa en  el territorio nacional.  

    Esta estrategia debe realizarse  no tan sólo para una empresa o consorcio privado, sino también, para un gobierno que por medio de los llamados programas o convenios de cooperación entre países, se adquieren equipos. Adicionalmente, en las cláusulas contractuales se contemplan otro tipo de información que tan sólo mencionaremos los aspectos mas importantes, pero para lo que nos compete sobre mantenimiento, nos quedamos con lo dicho anteriormente. Son partes adicionales de estas cláusulas en el contrato marco la siguiente información: la ingeniería de proceso, diagrama de bloques, diagramas de banderas, diagramas de procesos, diagrama de planta (layout), la ingeniería de detalle compuesto de: ingeniería civil, mecánica, eléctrica, instrumentación, servicios industriales; además de: licencias, normalizaciones, maquetas, mímicos, ensayos, pruebas, garantías adicionales, etc. Obviamente, y la estructura de codificación de toda esta comunicación.

     En otro orden de ideas, hoy día, con relación a Venezuela, el gobierno nacional a través de países como China, Rusia, Irán  ha venido adquiriendo con endeudamientos y desembolsos de grandes cantidades de dinero equipamiento para cubrir necesidades de servicios de la población, que si bien es cierto son tan necesarios, también es muy cierto que deberían cumplir con las condiciones antes mencionadas a través de “Cláusulas Contractuales” que garanticen que la inversión que se vaya a hacer no se pierda, tales son los casos: sistema eléctrico (generación distribuida), plantas de amoniaco y urea, equipos de salud para la dotación de hospitales, plantas de producción, red ferroviaria, Bus Caracas,  autobuses Yutong, vehículos chino e iraníes, por decir los principales. Sería importante saber si aun cuando no tenemos información por que son secretos y no hay acceso a estos convenios, estén bajo la ley modelo de la COMISIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO MERCANTIL INTERNACIONAL (CNUDMI, 1994) y la Guía Jurídica para la redacción de Contratos Internacionales de Construcción de Instalaciones Industriales (1987), en su capítulo XXVI epígrafes C, D y E donde ubicaría además de lo contenido en ellos, la información adicional que los inversionistas requieren para que puedan sacarle el máximo provecho a la optimización del mantenimiento de la planta. Son en estos puntos dónde deben elaborar estas cláusulas contractuales, que por obligación según mi opinión deberían existir.

       Una experiencia exitosa y que debe servir como ejemplo fue la llevada a cabo en su inicio por La Compañía Metro de Caracas en el año 1982 tanto para la red de transporte subterráneo como para la superficial Metrobús, de la cual tuve la oportunidad con la empresa de consultoría Sistemas 2K, C.A de ser parte en su momento en la elaboración de la información que debía contemplarse según estas cláusulas. Sería importante conocer si en la actualidad el Gobierno Nacional está adquiriendo todo este equipamiento con las garantías que se requieren; de lo contrario,  nos encontraremos próximamente con un gran cementerio de chatarra el cual estamos ya viendo y una cuantiosa pérdida de dinero de la que alguien debe responsabilizarse, esto sin contar con la gran frustración y tamaña arrechera que nos dejará a quienes apostamos al progreso del país.

Ahora bien, como comenté al principio de este artículo, las Fallas de los Equipos y sus Consecuencias son el dolor de cabeza de cualquier gerencia de calidad, Éstas pueden  ser el resultado principalmente de un mantenimiento inadecuado, mala calidad de los materiales, mala ejecución de los trabajos, mala operación, improvisaciones,  sabotajes, causas externas, o “políticas inadecuadas  al momento de definir durante la Ingeniería, procura y construcción (IPC) las “Cláusulas Contractuales” para adquisición de sistemas, instalaciones, equipos u obras (SIEO)”. No tomar decisiones acertadas y oportunas al momento de iniciar una inversión,  inevitablemente traerá como resultado situaciones indeseables durante la operación, tal es el caso de un impacto negativo cuantificable o no sobre los procesos. Decimos cuantificable o no, porque de fallar un equipo puede causar accidentes, impactando considerablemente la vida de las personas. Cuando falla un SIEO, podemos recuperar una producción, siempre que el proceso no sea de flujo continuo; podemos restablecer la operatividad de un SIEO a través de una nueva inversión, pero una vida humana o daño al ambiente no se puede recuperar. Hay evidencias de sistemas, instalaciones equipos u obras que al fallar han ocasionado daños incuantificables a la flora y fauna,  tardando años en recuperarse el equilibrio del ecosistema, y porque no decirlo, de la calidad de vida. Cuando hagamos una inversión “Llave en Mano”, estableciendo las Cláusulas Contractuales y adquiramos todo lo necesario para operar sin ningún problema o con interrupciones aceptables la operatividad de un equipo, sistema instalación u obra, debemos considerar principalmente, ahora estructurando lo dicho al principio, el manual de operación y mantenimiento, dependiendo del país de origen, por ejemplo: (español e inglés) contentivo de:

     1.- Planos de detalles generales y de detalles para todas las especialidades con su codificación                   respectiva.

     2.-Procedimiento de despiece, con los números de partes respectivos.

     3.-Guías de detención de fallas “Trouble Shooting”.

     4.- Frecuencias de intervenciones preventivas, o protocolos de mantenimiento.

     5.-Stocks de repuestos consumibles y críticos, para utilizarlos durante el período de garantía de                 operación de la planta o equipamiento, así como también para algunos repuestos, dependiendo de       sus  características,  la manera de almacenarlos. Indudablemente, el manual de catalogación de los       materiales también debe ser parte de estas cláusulas.

     6.- Condiciones de seguridad para la operación y el mantenimiento.

     7.- Procedimientos técnicos de intervenciones tanto para mantenimiento preventivo como correctivo,        y de ser requeridos vídeos. Al igual que protocolos de mantenimiento correctivo, preventivo y             predictivo, y porque no decirlo,     para este último los equipos de monitoreo que según el tipo            de    activos adquiridos son necesarios, por ejemplo valores de emisividad de materiales de                   los activos por decir alguno.

      8.-  Herramientas especiales de soporte al mantenimiento de ser necesarias.

      9.-  Fianzas o garantías internacionales en caso de incumplimiento del convenio de compra.

     10.- Formatos para la captura de información, necesarios para la toma de decisiones.

     11.- Sugerencias del software y hardware para manejar toda esta documentación

     12.-Posible estructura organizativa de la planta, para lo que nos compete operación y mantenimiento

     13.- Permeabilidad del Mantenimiento

     14.-Tipo de tecnología del proceso o activo (planta, equipo, instalación). Esta actividad durante el           ANTES. Con la finalidad de evitar que la adquisición que se haga, los repuestos se puedan                adquirir   en el país o sus alrededores cercanos. Por ejemplo podemos encontrar equipos norma        ASTM en  nuestro país pero los repuestos de los equipos son norma alemana DIN y con                     seguridad  tendrán      diferencias.

        Además de todo lo anterior, debemos contemplar:

       15.- El adiestramiento al personal que va a operar y mantener la planta.

       16.-  La garantía de los repuestos durante la vida útil del equipamiento.

       17.- Visitas para entrenamiento a los sitios donde estén operando esas instalaciones, equipamiento y            sistemas que vayamos a adquirir, con la finalidad de conocer y constatar su efectividad; e                    indudablemente, dependiendo de la gran inversión que se vaya a realizar, el servicio postventa            en el territorio nacional para aquellos activos que así lo requieran.

Existe otra consideración que no podemos pasar por alto, y es la relacionada con los aspectos legales y leyes nacionales. Un ejemplo para imaginar  esta situación podría ser: adquirir una línea de producción de un producto traída de cualquier país dónde existe un clima extremadamente diferente a otro, tropical o caribeño como el nuestro. Al instalar esta línea de ensamblaje, las personas van a requerir de ventilación para un confort, que no es necesario en el país de origen por características climáticas. Posiblemente la alta gerencia tendrá que invertir una suma considerable en aires acondicionados para permitir que exista un espacio agradable para el trabajo. De no hacerlo, se corre el riesgo de que el organismo que vela por la higiene, salud y seguridad laboral de nuestro país cierre la planta, ocasionando una paralización del proceso productivo; y por consiguiente, una pérdida de dinero.   Recientemente, tuve la oportunidad de realizar un trabajo en una planta traída dentro del marco de un convenio gubernamental, y pude observar que el tipo de sillas a utilizar en la línea de producción no tenía  espaldar ni apoya brazos. Mantener personas sentadas ocho horas ensamblando productos violaría la normativa legal del país. 

     Otro ejemplo a comentar por malas decisiones, es la inversión que se ha hecho para ubicar plantas a orilla del mar, que a la vuelta de pocos años la corrosión ha acabado con ellas. Esto se debió a que el clima del país de origen no era agresivo como el nuestro. Igualmente sucede con armamento de guerra traído de países donde la temperatura es muy baja. La ubicación de estos aparatos a orilla del mar ha ocasionado que el fenómeno de la corrosión poco a poco afecte su operatividad y aumente la probabilidad de fallas.

       El diseño de las Cláusulas Contractuales debe contemplarse no sólo para una empresa o consorcio privado, sino también para un gobierno que por medio de los llamados programas o convenios de cooperación entre países, se adquieren equipos o plantas llave en mano. Con relación a esto último, hay que tener sumo cuidado durante la negociación. Recordemos que cuando nos venden tecnología para nadie es desconocido que es un negocio y el que vende trata de colocar todo lo posible en su contrato, desde los tornillos mas pequeños, hasta los equipos mayores, instalaciones y sistemas; aun cuando se consigan éstos en nuestro país y quizás hasta de mejor calidad, tienen que recibirse. Por consiguiente, si nos descuidamos en estos detalles, estaremos adquiriendo lo que llamamos “huesos” porque además de costosos, son difíciles de gastar o su vida útil va más allá de la vida útil del equipo. Por ejemplo, si se adquieren una flota de vehículos dentro de un convenio gubernamental, el vendedor suministra más chasis de los que realmente podríamos necesitar. Todos sabemos lo que puede durar un chasis de un vehículo. Con relación a esto último, muchas veces vemos que comienzan a ensamblar vehículos, dentro de un convenio, salen a la calle pero los repuestos o el servicio postventa no existe en el mercado, observando una gran cantidad de vehículos fuera de servicio por falta de ellos. 

        Para concluir, podemos ver y escuchar cualquier cantidad de comentarios al respecto cuando vemos cuán rápido salen fuera de servicio activos como plantas, sistemas, instalaciones y equipos, que por un mal manejo de una negociación se obvia en la inversión inicial una parte de gran importancia que por demás estoy completamente seguro que debe tomarse en cuenta cuando elaboremos el “Diseño de las Cláusulas Contractuales de Adquisición de Activos”, y que posteriormente, por su inobservancia van a aparecer las fallas haciendo estragos en la Confiabilidad Operacional y Humana.

      

Artículo preparado por Brau Clemenza

Consultor, Docente, Conferenciante y Articulista

Deja un comentario

menú