Cláusulas Contractuales para la Adquisición de Activos (También es una contribución para la optima Gestión de las Activos)

        Las Fallas de los Equipos y sus Consecuencias son el dolor de cabeza de cualquier gerencia, al igual que también lo es, cuando por no tener definidas en el momento de una compra en el contrato marco las cláusulas contractuales para adquisición de equipos, sistemas e instalaciones u obra,  nos conlleva esta decisión equivocada, “más adelante, durante la operación y mantenimiento a situaciones indeseables”, tal como lo es: la indisponibilidad o fuera de servicio de un proceso productivo, fuera de nuestra operación normal. Un mal diseño de las Cláusulas Contractuales de Adquisición de Activos es lo que llamo el “Pecado Original del Mantenimiento

           Para comenzar,  iniciaremos con algo muy sencillo debido  a la complejidad del tema que contempla un contrato de envergadura. Existen varios tipos de contrataciones de activos, ya sean éstas: “contrato por Suma Global (precio alzado), contrato por Administración Delegada, contrato por Precios Unitarios, Gastos Reembolsables, que dependiendo de muchas variables, podemos usar uno u otro, o la mezcla de ellos para el contrato. Usar cualquiera de ellos tiene sus ventajas y desventajas, que será objeto de otro artículo. El contrato es un marco global que está compuesto por partes  dentro de ellas sus cláusulas contractuales, y es aquí donde nos vamos a referir al tema del mantenimiento para la optimización de la gestión.

           Cuando hablamos de construcción de una instalación, sistema, equipo mayor siempre se nos viene a la mente este concepto Llave en Mano (Turnkey contract) (término del derecho anglosajón). En este artículo me referiré no solo a las contrataciones Llave en Mano, debido a que es el que mayormente nos referimos cuando se usa para adquirir activos de gran magnitud, sino también otro concepto que veremos más adelante. Un ejemplo de un contrato Llave en Mano podría ser: una construcción de plantas (IPC), de amoniaco, urea, olefina, refinación, etc. Y  para definirlo, diremos que el contrato Llave en Mano es aquel en virtud del cual un contratista se obliga frente al cliente o contratante (en derecho público ante la entidad estatal contratante) a cambio de un precio, a realizar toda la ingeniería Básica y de Detalle para construir y poner en funcionamiento una obra o proyecto determinado.  Como podemos ver un consorcio o contratista le entrega al ente contratante o adquiriente, como también se le dice un activo funcionando.

          Por otro lado tenemos la segunda modalidad que  vas allá del contrato Llave en Mano y para mis es más completo por los beneficios aunque más onerosos del proceso. Me refiero a los contratos Producto en Mano, aunque posiblemente algunas personas sin saber este concepto lo están utilizando como Llave en Mano, pero son diferentes, tal como lo establecen la Redacción de Contratos internacionales. Obviamente este tipo de negociación es mucho más costosa y a continuación se lo explico.

         Las ventajas de este tipo de contratación es la siguiente:

  1. Antes de tocar este punto debemos ser “amplios” y no precisar que cuando hablemos de un proceso no nos estamos refiriendo tan solo a Oíl & Gas”, sino también a una planta de alimentos, material rodante (trenes), transporte superficial (Metrobus), planta de ensamblajes, construcción de hotel, etc. Posiblemente la mayoría de los profesionales en esta red se refieran al primero, pero como lo acabamos de ver tenemos otros procesos. La “Capacitación” es una de las razones más importante en este proceso de “Producto en Mano”. Esta capacitación consiste en una visita con estadía durante un tiempo largo, donde este lapso forma parte de una de las cláusulas contractuales del contrato marco, de allí el precio de este tipo de contrataciones, porque estar en contacto directo, en caliente en un proceso  similar que está operando en otro país a cualquiera de los siguientes perfiles: un planificador, operadores, supervisores, superintendente, jefe de planta es muy onerosos. Este contacto con la operación y mantenimiento y a la vez adquirir un conocimiento profundo del proceso, es la mayor Transferencia Tecnológica exitosa que podamos adquirir, pero no solo de la operación y mantenimiento per set, sino de un conocimiento del proceso de gestión del activo. Volviendo al inicio de este punto, esta capacitación incluso puede contemplar la visita y estadía a las plantas de fabricación de algunos equipos mayores o importantes que forman parte del proceso.
  2. En el inicio de la operación, el personal que fue capacitado en esas locaciones de los procesos similares, participa directamente junto con el ente constructor en el proceso de Start UP o puesta en marcha, por ejemplo para una planta química, material rodante (trenes) participan directamente en esta actividad. Pero con la supervisión muy estrecha de los representantes del consorcio Aunque posiblemente en llave en mano también se contemple pero muy tímidamente para algunos servicios.
  3. Al final de la etapa de puesta en marcha para algunos procesos, posiblemente si el contrato marco le permite, existirá en sitio un asesor o consultor del proceso como soporte a la operación y mantenimiento, o como se dice también proceso de “Explotación”, por un tiempo que quedará reflejado en las clausulas. Con esto no quiero decir que esto último no se contemple en uno llave en Mano, pero el tiempo de duración es mayor, algunas veces también se le llama ingeniero de soporte, que también puede estar disponible remotamente.

Ahora bien, indiferente de cuál sea el tipo de contratación Llave en Mano o Producto en Mano y es a donde quiero llegar; las cláusulas por obligatoriedad deben contemplar además de todo lo relacionado al proceso  y la operación,  deben  contemplar en algunas de sus cláusulas todo lo relacionado con el “Mantenimiento”. De esta manera lo que se trata es de garantizar  todo lo necesario para operar y mantener sin ningún problema o con interrupciones mínimas aceptables durante la vida útil, la operatividad de un equipo, sistema o instalación. Con este planteamiento tenemos que resaltar que con la introducción de la industria 4.0 y la implementación de muchas estrategias que posiblemente sean antiguas, podamos solicitar a un consorcio o fabricante información pertinente y muy necesaria para optimizar la gestión. Para ello, debemos considerar principalmente:

  • El manual de operación y mantenimiento, por ejemplo: (español e inglés) contentivo de: planos de detalles, procedimiento de despiece, guías de detención de fallas “Trouble Shooting”, frecuencias de intervenciones preventivas, stocks de materiales, partes y repuestos, principalmente consumibles críticos, condiciones de seguridad, herramientas especiales de ser necesarias.
  • El adiestramiento, entrenamiento o perfeccionamiento profesional (local o foráneo)
  • La garantía de repuestos durante la vida útil del activo,
  • Visitas para entrenamiento en los sitios donde estén operando los equipos que vayamos a adquirir para conocer y constatar su efectividad; e indudablemente, dependiendo de la gran inversión que se vaya a realizar, el servicio postventa en  el territorio nacional, porque la transferencia de conocimiento sigue durante la operación de explotación (Operación y Mantenimiento)

       Estas estrategias sean una o la otra, debe realizarse  no tan sólo para una empresa o consorcio privado, sino también para un gobierno que por medio de los llamados programas o convenios de cooperación entre países, se adquieren activos.

   Adicionalmente, en las cláusulas contractuales se contemplan otro tipo de información, que tan sólo mencionaremos los aspectos más importantes, pero para lo que nos compete sobre mantenimiento, nos quedamos con lo dicho anteriormente y que detallaremos más adelante. Ahora bien son partes adicionales de estas cláusulas en el contrato marco la siguiente documentación: la ingeniería de proceso, diagrama de bloques, diagramas de banderas, diagramas de procesos, diagrama de planta (layout), diagramas P&I, y toda la ingeniería de detalle compuesto de: ingeniería civil, mecánica, eléctrica, instrumentación, servicios industriales; además de: licencias, normalizaciones, maquetas, mímicos, ensayos, pruebas, garantías adicionales, y parte de esta información para algunos documentos con el sello “As Built” como construido etc. Obviamente,  la estructura de codificación de toda esta información.

       En otro orden de ideas, hoy día, con relación a algunos países LATAM, los gobiernos a través de países como los EEUU, Japón, China principalmente y Rusia en armamentista, y en menor grado los países de la comunidad europea,  ha venido adquiriendo (países LATAM) con endeudamientos y desembolsos de grandes cantidades de dinero, el equipamiento para cubrir necesidades de servicios de la población, que si bien es cierto son tan necesarios, también es muy cierto que deberían cumplir con las condiciones antes mencionadas a través de “Cláusulas Contractuales” que garanticen que la inversión que se vaya a hacer no se pierda, tales son los casos: sistemas eléctrico (generación distribuida), plantas de amoniaco, urea, olefinas, MVC, PVC, etc. Equipos de salud para la dotación de hospitales, plantas de producción de alimentos, ensamblajes, red ferroviaria,  autobuses, vehículos, por decir los principales. Sería importante saber si estas adquisiciones contemplan estas consideraciones para que con esta información  los inversionistas puedan sacarle el máximo provecho a la optimización de la operación y  mantenimiento de los procesos. Son en estos puntos dónde deben elaborar con sumo cuidado estas cláusulas contractuales, “que por obligación según mi opinión deberían existir”.

       Ahora bien, como comenté al principio de este artículo, las Fallas de los Equipos y sus Consecuencias son el dolor de cabeza de cualquier gerencia de calidad, Éstas pueden  ser el resultado principalmente de un mantenimiento inadecuado, mala calidad de los materiales, mala ejecución de los trabajos, mala operación, improvisaciones,  sabotajes, falta de garantías, causas externas, o “políticas inadecuadas  al momento de definir durante la Ingeniería, procura y construcción (IPC) las “Cláusulas Contractuales” para adquisición de Sistemas, Instalaciones, Equipos u Obras (SIEO)”. No tomar decisiones seguras, acertadas y oportunas al momento de iniciar una inversión,  inevitablemente traerá como resultado situaciones indeseables durante la operación y el mantenimiento, tal es el caso de un impacto negativo cuantificable o no sobre los procesos. Decimos cuantificable o no, porque de fallar un equipo puede causar accidentes, impactando considerablemente la vida de las personas. Cuando falla un activo (SIEO), podemos recuperar una producción, siempre que el proceso no sea de flujo continuo; podemos restablecer la operatividad de un SIEO a través de una nueva inversión, pero una vida humana o daño al ambiente no se puede recuperar. Hay evidencias de sistemas, instalaciones equipos u obras que al fallar han ocasionado daños incuantificables a la flora y fauna,  tardando años en recuperarse el equilibrio del ecosistema, y porque no decirlo,  la calidad de vida. Cuando hagamos una inversión “Llave en Mano o Producto en Mano”, estableciendo dentro del contrato marco, las Cláusulas Contractuales y adquiramos todo lo necesario para operar y mantener sin ningún problema o con interrupciones aceptables la operatividad de un equipo, sistema instalación u obra, debemos considerar principalmente, y ahora estructurando lo dicho al principio, en el manual de operación y mantenimiento, dependiendo del país de origen, por ejemplo: (español e inglés), te daré los  (18) puntos para mi más importantes, aunque con seguridad sean más:

1.-   Planos de detalles generales y de detalles para todas las especialidades con su codificación respectiva.

2.-   Procedimientos tanto de desinstalación e instalación, desarme y arme para cada equipo principal, mayor o crítico, identificando para algunos de ellos los números de partes respectivos. Incluso los procedimientos aunque sean muy sencillos de seguridad LOCK OUT/TAG OUT

3.-   Guías de detención de fallas “Trouble Shooting”, “preliminares” de Análisis Causa Raíz, Árboles de Fallas (F.T.A(s)), FMECA(s), etc. Aunque se vayan mejorando durante la operación.

4.-    Frecuencias de intervenciones preventivas, o protocolos de mantenimiento (Plan Anual y un poco más allá).

5.-   Stocks de repuestos consumibles y críticos, para utilizarlos durante el período de garantía de operación de la planta o equipamiento mayor, así como también para algunos repuestos o equipos, dependiendo de sus características,  la manera de almacenarlos.

6.-   Indudablemente, el manual de catalogación de los materiales también debe ser  parte de estas cláusulas.

7.-     Condiciones de seguridad para la operación y el mantenimiento.

8.-   Procedimientos técnicos detallados de intervenciones tanto para mantenimiento preventivo como correctivo. Me refiero en cuanto a: claridad, precisión, coherencia. Con relación a esto último, muchas veces en más entendible leer una instrucción en inglés que en español.

9.-   Herramientas especiales de soporte al mantenimiento de ser necesarias. Acá nos referimos a herramientas mayores, así como también, los equipos de monitoreo de condiciones: equipos de análisis de vibraciones, ultrasonido, megado, equipos de análisis de condiciones de lubricantes (tribología), cámaras termográficas. Para esto último, de ser posible, los valores de emisividad de algunos materiales de los equipos.

10.- Fianzas o garantías internacionales en caso de incumplimiento del convenio de  compra.

11.-  Formatos para la captura de información, necesarios para la toma de decisiones.

12.-  Sugerencias del software y hardware para manejar toda esta documentación

13.- Posible estructura organizativa de la planta, para lo que nos compete operación y mantenimiento

14.- Permeabilidad del Mantenimiento. Significa la facilidad para realizar las actividades de mantenimiento (Accesibilidad, Testabilidad, Modularidad y Seguridad)

15.-  Tipo de tecnología del proceso o activo (planta, equipo, instalación). Esta actividad es muy importante para que la adquisición que se haga de  materiales, partes y repuestos se puedan conseguir en el país o sus alrededores cercanos. Por ejemplo podemos encontrar equipos norma ASTM en nuestro país pero los repuestos de los equipos instalados posiblemente sean  norma alemana DIN y que con seguridad tendrán diferencias. Durante la gerencia de una construcción aunque no  era  nuestra responsabilidad debido a qué era un proyecto de cooperación entre países  (Venezuela-Vietnam) pudimos percatarnos que algunos accesorios eran norma DIN, tal era el caso de unas válvulas de globo del sistema contra-incendio de la planta, que después de un año, aunque era un sistema de prevención se dañó está válvula. Fue imposible conseguir repuestos en el país  y los alrededores. se optó por retirar la válvula por otra norma ASTM.

      Además de todo lo anterior, debemos contemplar:

16.- El adiestramiento al personal que va a operar y mantener los procesos

17.- La garantía de los repuestos durante la vida útil del equipamiento.

18.- Visitas para entrenamiento a los sitios donde estén operando esas instalaciones (lo vimos anteriormente), que vayamos a adquirir, con la finalidad de conocer y constatar su efectividad. Esto es lo que llamamos “Familiaridad con los Procesos”.

19.- Servicio Postventa para algunos activos importantes que e indudablemente, dependiendo de la gran inversión que se vaya a realizar, exista este servicio en  el territorio nacional. En el marco de un convenio gubernamental entre Venezuela-España) como consultor, dentro del marco contractual teníamos una flota de camiones  Vacumm que aún cuando dentro de las cláusulas se exigía el servicio postventa para esta flota, la empresa que suministro esta flota no cumplió con esta parte, e  iba ser objeto de ejecución de fianza por fiel cumplimiento. La empresa entro en derecho y resolvió la situación.

18.-  Por otro lado, un aspecto muy importante es la preservación de toda la documentación técnica del proyecto. Dentro de las cláusulas contractuales debe existir un punto donde se requiera la construcción o existencia de un espacio para colocar un Centro de Documentación Técnica. Igualmente, toda esta documentación debe estar codificada, por ejemplo: para planos según su tamaño A0, A1, A2, A3, A4, libros, ensayos, pruebas, revistas, protocolos operacionales y de mantenimiento, etc. Fue en este proyecto donde comenzó mi pasión por este tema y el mantenimiento, donde pude estar muy de cerca como ingeniero recién graduado en un gran proyecto como fue la construcción de la Línea I del Metro de Caracas, el cual estaba calificado en su momento como uno de mejores de Material Rodante del mundo, en cuanto a desempeño interno y calidad de servicio.

     Existe otra consideración que no podemos pasar por alto, y es la relacionada con los aspectos legales y leyes nacionales. Un ejemplo podría ser “El secreto Tecnológico” donde habrá activos que el ente contratante no puede meterle mamo sino tan solo el proveedor de activo. Otro  ejemplo para imaginar  otra situación podría ser: adquirir una línea de producción de un activo traído de cualquier país dónde existe un clima extremadamente diferente a otro. Por ejemplo: al instalar una línea de ensamblaje, las personas van a requerir de ventilación para un confort, que no es necesario en el país de origen por características climáticas. Posiblemente la alta gerencia tendrá que invertir una suma considerable en aires acondicionados para permitir que exista un espacio agradable para el trabajo. De no hacerlo, se corre el riesgo de que el organismo que vela por la higiene, salud y seguridad laboral del país cierre la planta, ocasionando una paralización del proceso productivo; y por consiguiente, una pérdida de dinero.   Recientemente, tuve la oportunidad de realizar un trabajo en una planta traída dentro del marco de un convenio gubernamental, y pude observar que el tipo de sillas a utilizar en la línea de producción no tenía  espaldar ni apoya brazos. Mantener personas sentadas ocho horas ensamblando productos con ese tipo de sillas violaba la normativa legal del país donde iban a ser utilizadas esas sillas. Por otro lado, en el país de origen no había ningún tipo de impedimento para usar este tipo de sillas. Posteriormente, observamos que el rendimiento en las líneas de ensamblajes eran mucho mayores al utilizar sillas cómodas con espaldares  y pasamanos. La ergonomía era un papel muy importante en el performance de las líneas de ensamblajes semi-automáticas.

     Otro ejemplo a comentar por malas decisiones, es la inversión que se ha hecho para ubicar plantas a orilla del mar, aunque por una situación estratégicas (extracción, disposición, trasporte, despacho, etc.) se requiera ubicarlas allí, pero que a la vuelta de pocos años la corrosión ha acabado con ellas. Esto se debió a que el clima del país de origen no era agresivo como el del país donde se instaló la nueva planta o activo. El sistema constructivo no contemplaba sus protecciones contra la corrosión, o los materiales que se utilizan en esos sitios no eran adecuados para plantas a orillas del mar. Igualmente sucede con armamento de guerra traído de países donde la temperatura es muy baja. La ubicación de estos aparatos a orilla del mar ha ocasionado que el fenómeno de la corrosión poco a poco afecte su operatividad y aumente la probabilidad de fallas.

       El diseño de las Cláusulas Contractuales debe contemplarse no sólo para una empresa o consorcio privado, sino también para un gobierno que por medio de los llamados programas o convenios de cooperación entre países, se adquieren activos, tal como lo comentamos, pero, con relación a esto último, hay que tener sumo cuidado durante la negociación. Recordemos que cuando nos venden tecnología para nadie es desconocido que “todo es un negocio” y el que vende trata de colocar todo lo posible en su contrato, desde los tornillos más pequeños, hasta los equipos mayores, instalaciones y sistemas; aun cuando estos se consigan en país de la implantación y quizás más económico y hasta de mejor calidad; tienen que recibirse, lo que representa un desembolso de dinero adicionales. Por consiguiente, si nos descuidamos en estos detalles, estaremos adquiriendo lo que llamamos “huesos” porque además de costosos, son difíciles de gastar o su vida útil va más allá de la vida útil del equipo. Es importante contemplar que aquellos equipos por ejemplo de una planta que deban construirse con los materiales y la tecnología país contratante, debe de hacerse así, pero establecerlos en una de las cláusulas del contrato marco; aunque también sucede lo contrario. En este caso, lo presencié muy de cerca cuando mi empresa fue responsable por la construcción de toda la obra civil para la colocación de un Desarenador. El precio de las láminas de aluminio era más costoso en nuestro país que traerlas directamente de China. Incluyendo todo el C.IF (Cost, Insurance and Freight)

Podemos ver y escuchar cualquier cantidad de comentarios al respecto cuando vemos cuán rápido salen fuera de servicio activos como plantas, sistemas, instalaciones y equipos, que por un mal manejo de una negociación se obvia en la inversión inicial una parte de gran importancia que por demás estoy completamente seguro que debe tomarse en cuenta cuando elaboremos el “Diseño de las Cláusulas Contractuales de Adquisición de Activos”, y que posteriormente, por su inobservancia van a aparecer las fallas haciendo estragos en la Confiabilidad Operacional y Humana.

         Para concluir, la intención de este artículo es mostrar la importancia de este tema, aunque sabemos que es muy amplio y complejo, pero particularmente les dejo estas líneas para adentrarlos en este mundo de los contratos marcos de desarrollo e implantación  de procesos, que poco a poco iremos comentando mas  adelantes.

Artículo preparado por Brau Clemenza

Director de la empresa de Consultoría LOINPROC. C.A.

Consultor, Docente, Conferenciante y Articulista

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