Cómo hacer, elaborar y calcular un presupuesto de mantenimiento industrial con ejemplos en formatos

Importancia del presupuesto de mantenimiento industrial

El propósito de este artículo es iniciar comentando que es imposible elaborar un presupuesto real sino se mantiene un control y un completo seguimiento en la gestión del mantenimiento. En este sentido, si una empresa no cuenta con información confiable, con seguridad te decimos que no se podrá elaborar un presupuesto ajustado a la realidad de su desempeño. Es en este punto donde muchas empresas no solo a nivel industrial, sino hablamos de cualquier rubro, pierden altas cantidades de dinero por no tener claro una relación entre sus costos por mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo y la logística del desempeño, por lo que necesitan un estricto control de sus planes, programas e histórico de intervenciones para que se pueda generar información precisa y oportuna. 

Te invitamos a conocer desde cero qué es un sistema de mantenimiento por si deseas adentrarte aun más en este mundo con mayor profundidad

¿Qué hay que saber para elaborar un presupuesto de mantenimiento ajustado a la realidad?

En este punto iniciaremos con una serie de preguntas para que se tomen unos minutos en reflexionar.

¿Cuenta la organización con un listado de trabajos preventivos para todos los equipos de la planta?

Comenzando con los críticos hasta los más básicos. En estos trabajos, específicamente para cada equipo industrial, existen sus propios protocolos de mantenimiento codificados e indicando donde los proveedores del producto deberán darnos manuales de servicio donde quedan indicado todas las rutinas de mantenimiento:

• ¿Qué hacer?
• ¿Con quién hacerlo,?
• ¿Con qué materiales?
• ¿Cuáles herramientas?
• El costo de estos mantenimientos? para cada uno de ellos sus costos por lo menos estimados. si no cuenta con una plataforma que le permita calcular costos reales.
• Horarios para realizar estos servicios
• Se realiza el servicio con personal de planta o subcontratado. 

Con relación a los trabajos correctivos, las ordenes de trabajo permiten registrar toda la información de costos por intervenciones ya sean por emergencia, o por correctivos programables. 

La idea es minimizar estos correctivos debido a que es un poco mas engorroso determinar con exactitud cuándo pueden fallar un equipo o varios. De modo que, si no hay un control y un intenso seguimiento a su desempeño los problemas podrán ocasionar impactos negativos y muchas veces con resultados irreversibles; sin embargo, a través del monitoreo de condiciones estaremos muy cerca de esos umbrales de fallas con el propósito de adelantarnos a los hechos.

¿Qué se debe incluir en un presupuesto anual de mantenimiento industrial?

Es importante tener un listado de cuáles equipos ejecutaremos un mantenimiento predictivo (se recomienda que en este listado de chequeo vaya del equipo de mayor criticidad hasta el menor). Recuerden que si no cuenta con equipos de monitoreo de condiciones o personal con la experiencia para realizarla e interpretar sus datos, se necesitará de alguna empresa o de un personal de planta que apoye en esta actividad, para ello, es importante este listado, porque con base en esto, se podrá determinar cuánto será lo que se tendrá que desembolsar por este servicio anualmente, pero necesariamente se debe construir esta información con el propósito de tener claridad en el presupuesto anual de mantenimiento.

Como es sabido, si en las empresas se tienen diseñadas rutas de inspección con su periocidad y se está monitoreando por ejemplo: activos a través de análisis de vibraciones, termografía, balanceo dinámico, tribología, por ejemplo, el supervisor de esta labor sabrá que a medida que se acerca a los umbrales de fallas se deberá realizar con una frecuencia mas corta su monitoreo. Esto con el fin de manejar indicadores más reales de la situación durante la operación. Estas rutinas de monitoreo dependerán principalmente del:

• Tipo de equipo
• Condiciones de uso
• Antigüedad
• Ubicación geográfica
• Contexto operacional
• Nivel de criticidad
• Otros

Ejemplos de presupuestos de mantenimiento industrial

Posiblemente de un año a otro se deberán cambiar los rodamientos de algunos equipos, como resultado de tareas predictivas, por lo tanto se deben contemplar estos recambios en el próximo presupuesto anual de mantenimiento.

Nuevamente con relación a los trabajos preventivos significan hacer siempre lo mismo con una frecuencia; si es así, sabrá qué materiales, partes y repuestos se deberán tener en el almacén o stock de acuerdo con la cantidad de esos trabajos que tenga que hacer indicados en el programa de mantenimiento anual.

Por ejemplo, si una empresa o planta industrial debe realizar un cambio mensual de sellos, requerirá doce (12) sellos para cubrir su cuota mensual y de igual manera para la mano de obra y otros costos asociados, que podría ser: el uso de personal externo de apoyo (subcontratistas). Podríamos incluir unos 3 sellos más como factor de seguridad por alguna situación impredecible.

Existe un tema que no tocaremos en este artículo y tiene que ver con el presupuesto de algunos procesos de flujo continuo que están sujeto mayormente a Paradas de Planta industriales, para ello le sugiero que nos visite en el artículo sobre este tema que encontrará en este blog.

OTRAS CONSIDERACIONES IMPORTANTES PARA EL PRESUPUESTO ANUAL DE MANTENIMIENTO

Con esta pequeña exposición, quisiéramos comunicarte que en economías de gran aumento por tazas de inflación o de hiperinflación, la tarea es titánica porque los precios de mano; materiales, partes y repuestos, están cambiando continuamente y en muchos casos el flujo de caja no alcanza para cubrir estas adquisiciones y mucho menos cumplir con los programas de mantenimiento. Este es un punto delicado porque es donde se ve afectada la producción y la operación por falta de recursos. 

Con mayor razón los empresarios deben protegerse y construir toda esta detallada documentación que les permita mantener aunque sea algo de lucro disponible a través de la compra adicional de materiales, partes y repuestos, que necesariamente involucrará desembolsos adicionales donde posiblemente se vea afectado el flujo de caja de la organización y por ende la utilidad, pero esto será una decisión de la alta gerencia que es la que debería saber cuáles son sus limitaciones presupuestarias. 

Con esto no queremos decir que siempre que se haga una correcta estimación se estará protegido completamente, tan solo se estaría controlando una parte de este caos a la que nos llevan estos procesos inflacionarios (sobre todo en países con producto interno bruto bajo, o en países donde se depende de activos industriales importados). Latinoamérica suele sufrir cambios en los presupuestos por tazas inflacionarias en especial países que dependen del cambio a dolar americano o euros.

¿Cómo hacer un presupuesto de mantenimiento industrial?

La repuesta a esta interrogante es parte de nuestras asesorías y consultoría que prestamos a nuestros clientes con el propósito de ayudarle en el levantamiento no solo de el presupuesto anual sino también de toda la Permeabilidad de la documentación para que cuente con una información confiable y oportuna. 

«¿Sabías que los gastos en mantenimiento deberán ser incluidos y contemplados en el precio del producto que vendes?»

Por ejemplo, un restaurante, en el precio de sus platos, normalmente incluye el costo de fabricación del plato, electricidad, agua, insumos, limpieza, arriendo del restaurante, personal de operación, reinversión y utilidad. Sin embargo, en nuestro concepto, debería ser incluido también el coste de mantenimiento de los equipos industriales que permiten la elaboración del plato, por ejemplo, el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de refrigeración, estufas, hornos y demás. Esto es solo una pequeña idea pero lo que suele pasar es que los restauranteros no incluyen este costo en el precio de sus productos y por ende tienden a tocar la utilidad para solucionar el inconveniente.

Esto no quiere decir que muchas empresas no incluyan estos costos de mantenimiento en sus análisis unitario, pueden incluirlo pero en muchas ocasiones es asumido y sin fundamentos técnicos claros. Queremos ayudarte en esta asesoría para tener un presupuesto periódico de mantenimiento acertado.  

CONTÁCTANOS PARA ASESORARTE Y CONOCER TU NECESIDAD

Por último, cuánto preventivo o correctivo realizar en la empresa, en qué porcentaje, para ello le recomendamos pasearse por uno de nuestro artículo que habla sobre “Costos de Mantenimiento” con seguridad encontrarás información completa sobre ello.